Планирование времени и эффективность труда

• технологические – трудозатраты на сам производственный процесс;
• обслуживающие – траты на ремонт оборудования и производственный сервис;
• управленческие – трудозатраты на руководство процессом производства и его охрану.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Совокупность технологических и обслуживающих трудозатрат составляет производственную трудоемкость. А если присовокупить к производственной управленческую, то можно говорить о полной трудоемкости.

Чтобы вычислить трудоемкость, надо применить следующую формулу:

Методы оценки производительности труда

Применение той или иной формулы для расчета этого экономического показателя обусловлено предусматриваемым результатом, то есть ответом на вопрос, какие единицы мы хотим получить в качестве показателей эффективности труда. Это могут быть:

• денежное выражение;
• сама продукция, то есть ее количество, вес, длина и т.п. (метод применим, если изготавливаемый продукт одинаковый);
• условные единицы товара (когда производимая продукция разнородна);
• объем за учетное время (подходит для любых видов продукции).

Для применения любого из этих методов надо обязательно знать показатели:

• N – число рабочих, относительно которых применяется расчет;
• V – объем работы в том или ином выражении.

Расчет производительности труда по стоимостному методу

Чтобы рассчитать, на какую сумму производит товаров один рабочий (или исследуемая группа), применяется такая формула:

• ПР_ст – стоимостная производительность труда;
• V_ст – объем произведенной продукции в финансовом (стоимостном) выражении.
• N — количество единиц вырабатывающих продукцию

Пример №1

Владелец кондитерского цеха хочет узнать производительность труда отдела по изготовлению пирожных. В этом отделе заняты 10 кондитеров, которые за 8-часовую рабочую смену изготавливают пирожные, оцениваемые в 300 тыс. руб. Найдем производительность труда одного кондитера.

Для этого сначала разделим 300 000 (объем дневной продукции) на 10 (количество работающих): 300 000 / 10 = 30 000 руб. Это дневная производительность труда одного сотрудника. Если надо найти этот показатель за час, то разделим дневную производительность на длительность смены: 30 000 / 8 = 3 750 руб. в час.

Расчет производительности труда по натуральному методу

Его удобнее применять, если изготовленную продукцию легко можно измерить в общепринятых единицах – штуках, граммах или килограммах, метрах, литрах и т.п., при этом производимые товары (услуги) однородны.

• ПР_нат – натуральная производительность труда;
• V_{нат –} количество единиц произведенной продукции в удобной форме исчисления.

Пример №2

Исследуем производительность труда отдела изготовления ситцевой ткани на фабрике. Предположим, что 20 сотрудников цеха изготавливают за 8 часов дневной сены 150 000 м ситца. Таким образом, 150 000 / 20 = 7500 м ситца изготавливает (условно) в день 1 сотрудник, а если искать этот показатель в метро-часах, то делим индивидуальную выработку на 8 часов: 7500 / 8 = 937, 5 метров в час.

Вопрос: Вправе ли работодатель сократить работника, уровень квалификации которого выше, и оставить на работе работника, у которого выше производительность труда, если они выполняют аналогичную трудовую функцию?
Посмотреть ответ

Расчет производительности труда по условно-натуральному методу

Этот способ удобен тем, что подходит для расчетов в тех случаях, когда производимая продукция сходна по характеристикам, но все же не одинакова, когда ее можно принять за условную единицу.

• ПР_усл – производительность труда в условных единицах продукции;
• V_усл – условный объем продукции, например, в виде сырья или др.

Пример №3

Мини-пекарня выпускает за 8-часовой рабочий день 120 бубликов, 50 пирожков и 70 булочек, в ней заняты 15 сотрудников. Введем условный коэффициент в виде количества теста (предположим, что на все изделия идет одинаковое тесто и они отличаются лишь формовкой). На дневную норму бубликов расходуется 8 кг теста, на пирожки – 6 кг, а на булочки – 10 кг. Таким образом, показатель дневного расхода теста (Vусл) составит 8 + 6 + 10 = 24 кг сырья. Вычислим производительность труда 1 пекаря: 24 / 15 = 1,6 кг в день. Часовой показатель составит 1,6 / 8 = 0,2 кг в час.

Расчет производительности труда по трудовому методу

Этот метод эффективен, если надо вычислить временные трудозатраты, при этом берется объемный показатель в нормо-часах. Он применим только для таких видов производств, где временная напряженность примерно одинаковая.

ПРтр= Vза ед Т / N

• ПР_тр – трудовая производительность;
• V_{за ед Т} – количество продукции, изготовленной за выбранную единицу времени.

Пример №4

На изготовление табуретки у рабочего уходит 2 часа, а на детский стульчик – 1 час. Двое столяров за 8-часовую смену сделали 10 табуретов и 5 стульчиков. Найдем их производительность труда. Объем изготовленной продукции умножим на время производства одной ее единицы: 10 х 2 + 5 х 1 = 20 + 5 = 25. Теперь разделим эту цифру на нужный нам временной промежуток, например, если мы хотим найти производительность одного рабочего за час, то делим на (2 рабочего х 8 часов). То есть получается 25 / 16 = 1,56 единицы продукции в час.

Построение системы управления рабочим временем сотрудников

Построение системы управления рабочим временем сотрудников

Независимый эксперт в области построения систем управления. Имеет успешный опыт постановки процессного подхода и стандартизации процессов по стандартам ISO, проектного управления и стратегического планирования, а также опыт автоматизации процессов на базе систем «1С:ERP Управление предприятием 2.0» и «1C:Документооборот». Выпускник Высшей бизнес-школы менеджмента при ВШЭ.

Планирование рабочего времени сотрудников можно условно разделить на краткосрочное и долгосрочное. Долгосрочное планирование — это планирование работ, например, в проектах, которые требуют для своего выполнения строго отведенного времени. Ограничением служат сроки самого проекта и сроки решения проектных задач. У каждой проектной задачи, кроме срока выполнения, имеется ещё трудоемкость, выражаемая обычно в человекочасах, и ответственные. Помимо этого, долгосрочное планирование предполагает инвестиции временного ресурса сотрудника и материального ресурса компании в будущее. Обычно проектные задачи имеют наивысший приоритет.

Краткосрочное планирование — это планирование ежедневного выполнения работ, поручений, которые необходимо сделать в ближайшее время, часто срочно или даже «вчера». На выполнение этих работ тоже необходимо время сотрудника, но следует находить баланс между стратегическими задачами и оперативными/тактическими задачами.
При планировании рабочего времени сотрудников среднестатистический руководитель сталкивается с рядом проблем:

1. Как не забыть, какие задачи я кому поставил?
2. До какого числа кто и что должен был сделать?
3. На каком этапе находится выполнение той или иной работы?
4. Как узнать, будет ли порученная работа сдана в срок или нет?
5. Чем занимаются подчиненные, если работа не выполняется?
6. Могу ли я привлечь сотрудника к выполнению других работ, например, в проектах, есть ли у него на это время?

При этом и сотрудникам, которые выполняют те или иные работы и поручения, приходится постоянно искать ответы на не менее важные вопросы:

1. Кому, что и к какой дате я должен сделать?
2. Есть несколько дел, с чего начать?
3. Если вижу, что не успеваю, что делать?
4. Успею ли я сделать работу в срок, есть ли у меня на это время? К какому сроку смогу выполнить работу?

Казалось бы, довольно простые вопросы, однако часто они «отдаются на откуп» руководителям и подчиненным, и каждый решает их автономно и по-своему, поскольку единой системы управления рабочим временем, поручениями и контролем их выполнения у большинства компаний нет. Её отсутствие влечет за собой невыполнение обязательств сначала между внутренними поставщиками и клиентам (например, закупками и продажами), а затем и между компанией и ее клиентами. Компания недополучает выручку, прибыль, повышаются репутационные риски, снижается имиджевая составляющая компании.

При построении системы управления рабочим временем руководителю необходимо ответить на вопросы:

1. Как запланировать работы/поручения сотрудникам так, чтобы выполнить их в срок?
2. Что делать, если что-то не успеваем, и при этом минимизировать потери?
3. Как оценить правильность использования рабочего времени и заплатить сотруднику компенсацию за потраченное время?

Планирование затрат рабочего времени и контроль исполнимости планов

Для построения системы управления рабочим временем можно и целесообразно использовать информационную систему «1С:Документооборот». Начинать следует с внесения нормативно-справочной информации и проверки исполнимости планов до начала выполнения работ.

Шаг 1. Определение, сколько валового времени имеется у компании. Для этого необходимо в ДО заполнить производственный календарь, указав в нём рабочие и выходные дни (рис.1).

Рис. 1. Производственный календарь

Шаг 2. Ввод в базу «1С:Документооборот» перечня сотрудников, чьим рабочим временем планируется управлять, и назначение графиков работы (рис. 2). Это стандартный функционал системы, необходимо только корректно заполнить справочники. Для этого можно использовать, например, данные из информационной системы «1С:Зарплата и управление персоналом» , если в ней ведётся расчет заработной платы.

Рис. 2. График работы сотрудника

Шаг 3. Инвентаризация будущих расходов времени на проекты по сотрудникам. Хотя компании и отдельные руководители могут использовать в своей деятельности различные инструменты планирования, однако для управления рабочим временем сотрудников важно определить единую среду создания календарно-сетевых графиков. Поэтому каждому руководителю проекта созданные в других средах проекты и графики их выполнения нужно загрузить в «1С:Документооборот». То есть, всю информацию по планируемым затратам времени нужно собрать воедино (рис. 3).

Рис. 3. Информация по планируемым затратам времени

При этом, создавая графики проектов, нужно обязательно указывать начало и окончание выполнения проектной задачи, исполнителей и плановые трудозатраты, которые обычно согласовываются с сотрудниками на этапе планирования проекта. Обязательно следует указывать и последовательность выполнения проектных задач, т.е. строить диаграмму Ганта (рис. 4).

Рис. 4. Диаграмма Ганта

Очень важно перевести в «1С:Документооборот» все планируемые работы, не только проекты уровня компании, но и функциональные проекты (проекты одного исполнителя), т.е. те, которые непосредственные руководители формируют для своих подчиненных на месяц, квартал.

Шаг 4. Получение сводного отчета по плановым затратам рабочего времени. Обычно он имеет форму таблицы, в которой все затраты времени сгруппированы по сотрудникам, периодам, видам проектов и самим проектам. Отчет показывает, сколько запланировано времени на проекты, а сколько на функции, сколько времени не запланировано, т.е. свободно у каждого исполнителя (рис. 5).

Рис. 5. Сводный отчёт по затратам рабочего времени

Оценка на уровне квартала/месяца важна для того, чтобы однозначно определить, можно ли указанным человеческим ресурсом выполнить запланированный объем работ. Дополнительный плюс отчета в том, что можно посмотреть, насколько загружены (перегружены или недогружены) сотрудники в тот или иной период времени, например, на следующей неделе (рис. 6).

Рис. 6. Загрузка исполнителей

Необходимо регулярное проведение такого анализа, поскольку перегрузка сотрудника недопустима, и придётся в установленном законодательством порядке выводить сотрудника на сверхурочную работу, либо быть готовым, что проектные задачи не будут выполнены в срок.

Отчет позволяет провести такой анализ до начала реализации проекта и решения проектной задачи. По результатам анализа можно выявить несоответствия и своевременно их устранить, другими словами, выровнять нагрузку на сотрудников в анализируемом периоде. Например, перенести некоторые проектные задачи на более поздний срок.

Мониторинг и анализ исполнимости планов необходимо производить ещё и потому, что сотрудник может быть занят не только в проектах, но и ежедневно выполнять другие работы и поручения, которые не были запланированы ранее. Необходимо резервировать время под выполнение рутинных процессов, затраты на которые определяются на этапе описания бизнес-процессов компании.

Когда плановые затраты определены, исполнимость планов проверена, можно приступать к их реализации, выдавая поручения и контролируя их выполнение с учётом трудозатрат, и производить расчет мотивационной составляющей.

Мониторинг выполнения плановых работ

Когда определены планы работ, необходимо обеспечить своевременное их выполнение. Решение этой задачи сводится с использованием «1С:Документооборот» к выдаче поручений и контроля их выполнения по срокам и трудозатратам.

Выдача поручений сотрудникам. Для этого можно воспользоваться механизмом ввод на основании, который позволяет упростить работу и избавить от повторного ввода данных, которые уже хранятся в информационной базе (рис. 7).

Рис. 7. Выдача поручений сотрудникам

При этом на рабочем месте сотрудника в перечне задач единого информационного пространства появляется новая, которую необходимо выполнить к указанной дате с определенными трудозатратами.
Выдерживать сроки выполнения и трудозатраты работ важно, поскольку:

• выполненная в срок задача позволяет своевременно завершить текущий проект;
• выполненная в срок задача с затратами времени, меньшими или равными плановым, позволяет выполнить в срок другие проекты компании.

Принятие работ к исполнению. Задачи могут поступать к сотруднику и от его непосредственного руководителя, и из смежных подразделений (в зависимости от организационной структуры и специфики деятельности предприятия).

Поэтому сотруднику необходимо определить, как ему распорядится рабочим временем. Он вправе отказаться от некоторого количества задач, попросить руководителя перенести сроки проектных задач или перенаправить задачи другим сотрудникам. Если же сотрудник имеет возможность выполнить задачу, он нажимает в «1С:Документооборот» кнопку «Принять к исполнению». После чего приступает к непосредственному выполнению задач.

Отметки выполнения задач и указание фактических трудозатрат. Это необходимо для анализа причин невыполнения задач, а также для расчета компенсационной составляющей затрат рабочего времени сотрудника, т.е. вознаграждения за труд. Отметки о выполнении позволяют руководителю проекта и непосредственному руководителю видеть, как выполняется проект и решается та или иная задача, что необходимо для оперативного контроля процессов и принятия, если потребуется, корректирующих решений.

Компенсация за потраченное рабочее время

Когда задачи выполнены, необходимо произвести расчет вознаграждения за труд (или компенсации за потраченное рабочее время). В различных компаниях и их подразделениях расчёт может проводиться по различным, часто не систематизированным, правилам. Важно выстроить такую систему, которая позволяет мотивировать сотрудника на своевременное выполнение задач с трудозатратами, не превышающими плановые значения.

Оценить деятельность сотрудника за определённый период можно, сформировав отчет по принятым к исполнению задачам (рис. 8).

Рис. 8. Отчет по принятым к исполнению задачам

Если сотрудник выполнил задачи своевременно и уложился в планируемые трудозатраты, ему необходимо начислить компенсацию за рабочее время (вознаграждение за выполненную работу) в установленном в компании порядке. Если же задача выполнена с отставанием, то необходимо мотивировать сотрудника на выполнение задач в срок.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА ДЛЯ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ТРУДА Текст научной статьи по специальности « Экономика и бизнес»

Аннотация научной статьи по экономике и бизнесу, автор научной работы — Роднова Елизавета Михайловна

Тайм-менеджмент , опираясь на грамотное планирование , позволяет правильно распределить свои трудовые силы, а также повысить собственную продуктивность . Для этого необходимо составлять список дел, своевременно определяя главную цель и отбрасывая ложные. Однако необходимо понимать, что для повышения собственной эффективности одного тайм-менеджмента будет недостаточно. Необходимо следить за собственным здоровьем, режим работы и времени отдыха.

Похожие темы научных работ по экономике и бизнесу , автор научной работы — Роднова Елизавета Михайловна

Текст научной работы на тему «ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА ДЛЯ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ТРУДА»

Список использованных источников:

1. Информационный портал по логистике, транспорту и таможне. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://logistika.uz/

2. Логистика для профессионалов в логистике и в управлении цепями поставок. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.hse.ru/data/2014/02/21/1331480326/Логистика.pdf

3. Проценко О.Д. Логистика — важнейший фактор повышения конкурентоспособности организации // Российское предпринимательство. — 2012. -№ 10(34). — с. 38 — 43.

Использование тайм-менеджмента для повышения

Роднова Елизавета Михайловна,

ФГОБУ ВПО Финансовый университет при Правительстве Российской

Федерации, Омский филиал

Тайм-менеджмент, опираясь на грамотное планирование, позволяет правильно распределить свои трудовые силы, а также повысить собственную продуктивность. Для этого необходимо составлять список дел, своевременно определяя главную цель и отбрасывая ложные. Однако необходимо понимать, что для повышения собственной эффективности одного тайм-менеджмента будет недостаточно. Необходимо следить за собственным здоровьем, режим работы и времени отдыха.

Ключевые слова: тайм-менеджмент, продуктивность, эффективность, планирование.

Условия, в которых живет каждый из нас невозможно назвать размеренными, а тем более спокойными. Отсутствие времени, постоянные завалы — это испытания, которые под силу не каждому. Для организации «личной эффективности» необходимо определить первостепенные и второстепенные цели, а не хвататься за вновь приходящие, необдуманные задачи.

Постоянное моральное напряжение ограничивает производительность, ведет к хронической утомляемости. Чтобы избежать стресса и постоянной усталости, необходимо установить контроль за временем, иными словами заняться тайм — менеджментом.

Большинство успешных людей невероятно продуктивны. Они много успевают и много работают, а эти понятия не имеют ничего общего. Продуктивность труда означает в первую очередь его результат, а не процесс. Для того, чтобы повысить свою производительность нужно решиться на это. Большинство людей не могут наладить свою производительность, так как они не нашли в себе сил твердо решить сделать это.

Правильное распределение времени -это основной секрет личной эффективности.

Тайм — менеджмент помогает избежать плена собственной карьеры или бизнеса.

Планирование — это главный проводник успешного человека. Для того, чтобы повысить производительность нужно задуматься о ежедневном планировании своей деятельности.

Существует Правило шести «П», которое гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Поставленная цель, план ее выполнения должны быть где-то зафиксированы, будь то лист бумаги или электронная таблица, если этого нет, то цели и плана не существует. План — это советчик, который поможет эффективно использовать предоставленные ресурсы и не сбиться по пути к поставленной цели. В книге «Эффективный управляющий», автором которой является Питер Ф. Друкер, приводится аналогия:

«Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите

подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время. » [3]

Список дел, он же план способен увеличить вашу производительность на 20% уже в первый день его использования. Вечером этого дня необходимо строить план действий на завтрашний день. Начиная свой день, вам не надо будет тратить драгоценное время на то, чтобы думать, чем заняться.

Новые задачи нужно вносить в план с учетом приоритетности к остальным пунктам. После выполнения одного из пунктов нужно удалять его из плана. Данное действие наглядно показывает, что план работает и дает вам силы на выполнение остальных пунктов.

План строится от большего к меньшему, например, сначала нужно поставить жизненные цели, а потом годовые, недельные, дневные. У каждого пункта должен существовать закрепленный срок выполнения.

Большие действия всегда нужно делить на малые. В данном случае подойдет сравнение с деревом, где ствол дерева — это ваша основная цель, а ветви и листья — это мелкие задачи.

Продумывание плана перед началом работы сохранит огромное количество времени на ее выполнение. Это правило называется 10 на 90, где 10% — это время на продумывание, а 90% — это время, которое можно сохранить при выполнении задачи.

Тайм — менеджмент используется для того, чтобы своевременно определить главную цель и отбросить ложные цели, которые будут мешать вам при достижении главной. В списке намеченных задач должен присутствовать список приоритетности, чтобы знать какие задачи нужно выполнить в первую очередь, а какие можно немного отложить.

После установления основной задачи, необходимо выстроить два возможных завершения событий — это выполнение или провал этой задачи. Невыполнения приоритетной цели может повлечь за собой серьезные проблемы

Простой метод последовательности букв хорошо подходит для определения важности задач. Этот способ заключается в том, что каждой задаче присваивается своя буква. Задача под буквой «А» влечет за собой самые

серьезные последствия при ее невыполнении. Основное правило этого метода — не перескакивать через пункты плана, если открыта задача под буквой «А», не начинать выполнение задачи под буквой «Б» и так далее.

Последними буквами в списке должны указываться задачи, которые ни на что не влияют. В плане может быть несколько первоочередных задач: они обозначаются, как «А1,А2,А3». Их выполнение может быть параллельным.

Главный принцип тайм-менеджмента является целенаправленность и сосредоточенность.

Для начала необходимо решать первоочередные задачи, действовать последовательно, т.е. делать что-то одно в определенный момент времени. Если вы будите делать несколько задач одновременно, не закончив одну, то вы снизите эффективность вашей работы в 5 раз.

Необходимо расставить для себе приоритеты и выполнить в первую очередь то, что в дальнейшем принесет для вас положительный результат и значительную выгоду. Всегда достаточно времени для самого важного — в этом заключается смысл закона о принудительной эффективности.

Согласно классификации Д.Д. Эйзенхауэра, все дела можно разделить на несколько групп:

— Срочные и важные — их выполняет непосредственно менеджер (попытка отложить эти дела создаст множество проблем);

— Срочные, но не важные — менеджер может перепоручить их решение другим лицам (для решения этих дел уходит много времени, они не дают должного результата и отражаются на эффективности);

— Важные, но не срочные — менеджеру необязательно решать их сразу, однако в дальнейшем необходимо вернуться к их выполнению (если отложить эти задачи, они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе);

— Не срочные и не важные — менеджеру необходимо перепоручить решение этих дел другим лицам (эти дела не несут существенных последствии при их невыполнении);

Понятие «съесть лягушку». Есть старая притча: если с утра съесть лягушку, то это будет самое плохое, что может случиться с Вами за день.

Суть этой притчи заключается в том, что необходимо выполнять сначала самые важные и срочные дела, даже если они являются не особо приятные дела, для того, чтобы быстрее от них избавиться, так как откладывая, вы будите растрачивать свою энергию и испытывать эмоциональное напряжение. Необходимо без лишних раздумий — просто взять и сделать.

Одним важным принципом для вашего времени — это использования слова «нет». Нужно уметь говорить «нет» делам, которые не входят в

Ваши запланированные планы и в число расставленных приоритетов. Здесь нужно уметь грамотно отказывать людям, чтобы человек понял, что Вы отвергли его задачу, а не лично его.

Необходимо выявить то, что является «пожирателем вашего времени» на рабочем месте. Это могут быть дела, непосредственно не связанные с работой (чтение новостей в интернете, обсуждение сплетен с коллегами, слишком частые чаепития и др.)

Некоторые специалисты советуют составить рейтинг этих пустых занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносить туда те дела, которые не приносят никакой пользы и не приближают Вас к цели.

Задавайте себе вопросы в течение дня:

1. Какие дела самые важные и ценные?

2. Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?

3. Как использовать время с наибольшей пользой?

Список использованных источников:

Ответив на эти вопросы, вы поймете для себя как увеличить Вашу производительность труда.

Статистика показывает, что люди, работавшие за чистым столом, показывают хорошие результаты. Обычно люди с заваленным рабочем столом, которые работают в беспорядке и хаосе оказываются менее продуктивными. Около 30-40% Вашего времени тратится для нахождения нужного документа. Необходимо выработать привычку выбрасывать ненужный мусор со своего рабочего стола и разбирать бумаги вовремя. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.

Зачастую, при виде все увеличивающегося объема работы многие впадают в панику. Не нужно работать до изнеможения. Это приведет к серьезным последствиям для вашего организма. Очень важно соблюдать равновесие.

Одного тайм-менеджмента мало для достижения полной эффективности. Нужно следить за свои здоровьем, поддерживать себя в хорошей физической форме, следить за изменением событий вокруг себя, ведь они могут кардинально повлиять на структуру достижения целей. Всегда нужно насыщать свою жизнь отдыхом, семьей и любимыми увлечениями.

Здесь используется принцип равновесия: для качественного проведения времени на работе важно количество времени проведенного дома.

Ведь вы строите свою эффективность для себя и для близких вам людей. Все это должно быть на первом месте.

1. Мрочковский Н., Толкачев А. Экстремальный тайм-менеджмент. Спб.; 2011. 292 с.

2. Трейси Брайан. Управляй своим временем. М.; 2006. 30 с.

3. Друкер Питер Ф.Эффективный управляющий. Спб.; 2004. 91 с.

4. Глисон Керри. Работай меньше, успевай больше. М.; 2012. 352 с.

5. Российская Газета (Федеральный выпуск) N6182 от 16 сентября 2013 года.

Планирование времени для повышения эффективности

Мне, как и, наверное, многим, хочется сделать свою жизнь чуточку эффективней, без фанатизма. Тайм-менеджмент — это инструмент для продуктивного распределения времени. За четким расписанием всегда должны стоять понятные и близкие лично вам цели, ради которых хочется просыпаться по утрам.

P.S Эта статья транслирует основные принципы, выдержанные мной в разработке кейса — «Спринт Жизни», узнать о котором вы сможете из статьи по ссылке.

Шаблон для личного планирования и повышения личной эффективности вы можете получить тут, приятного пользования.

Спринты — возможность попробовать мини-версию вашей мечты на вкус. Понравилось? — В следующем спринте продолжу дальше. Не мое ? — Что ж попробую себя в новом начинании. Преимущество такого подхода, как и Scrum, — не тратить время и усилия на движение в неправильном направлении

• Постановка целей на 9 — недельный спринт
• Формирование полезных привычек на протяжении недели
• Планирование дня 30 минутными блоками
• Ежедневное ведение журнала и постановка задач

На каждый спринт я определяю три главные цели, Цели я разбиваю на три промежуточных этапа — это помогает отслеживать процесс.

Чтобы сформировать приоритеты и отфильтровать ненужное, важно понимать вектор в котором вы двигаетесь. Поэтому горизонт планирования должен быть коротким, чтобы оставаться в поле зрения, но одновременно достаточным по времени для реализации какого — то значимого проекта.

Цели должны быть:

• Конкретными и легко измеримыми
• Реалистичными
• Важными лично для вас. Как достижение этой цели повлияет на вашу жизнь? Помните, что самый действенный метод в тайм-менеджменте — это отказ от ненужных дел.

Придумайте награду за успешное окончание спринта. Да-да это работает. Вспомните вашу собаку, которая готова делать что удобно за лакомый кусочек колбаски. В вашем же случае, это может быть шопинг, новый гаджет или путешествие куда-либо… Предвкушение награды — отличное подспорье в сложные минуты, когда силы на исходе и ничего не хочется

Секрет успеха почти любого начинания заключается в повторяющемся и сфокусированном действии. Человеческий разум наиболее эффективен, когда работает над чем-то помалу и часто, таким образом формируя привыкание

Ежедневное повторение одного и того же действия перестраивает нейронные связи в мозге, процесс становится автоматическим, не требующим усилий и железной силы воли. Работа над телом подчиняется тем же правилам, что на работа над разумом. Успех отличного тела и здорового духа — заниматься понемногу, но постоянно.

• Начинайте с привычек, требующих малых усилий. Главное в привычке — регулярность, а результат достигается за счет накопительного эффекта.
• Можно пропустить день,но только один. Повторяющиеся действия « перестраивают мозг» и в этом процессе крайне важна регулярность

Простые привычки способны кардинально изменить вашу жизнь, сделать вас нас более счастливыми, здоровыми и успешными.

Каждый день необходимо выбирать 3 приоритетные задачи. Что нужно сделать в первую очередь, чтобы приблизиться реализации целей спринта?

Личное планирование мало чем отличается от разработки ПО и итеративный подход со спринтами, тут весьма кстати. Вместо долгосрочных масштабных планов необходимо фокусировался на конкретных, относительно небольших задачах.

Пик продуктивности большинства приходится на время с 9 утра до полудня. Рабочий день разбивается на 25-минутные отрезки работы, во время которых вы полностью фокусируетесь на задаче. После каждого спринта делается перерыв от пяти до десяти минут.

Тикающий таймер с обратным отсчетом создает ощутимое давление со стороны дедлайна. Во-вторых, чтобы не отвлекаться на мелочи и быть максимально сконцентрированным на работе, эти возникающие спонтанно помехи можно отложить до ближайшего перерыва.

Метод достаточно простой, но невероятно эффективный. Поскольку вы понимаете, сколько времени потребуется на выполнение той или иной задачи, и начинаете лучше планировать день.

Каждый день в вашей жизни происходит что то хорошее и что то плохое. То, на чем мы фокусируем внимание и определяет, будем ли мы счастливы или нет.

Ежедневное спасибо обращает наше внимание на людей и события, пусть небольшие и мимолетные, но они вызвали у вас эмоции, озадачили, научили чему-то новому, спровоцировали возникновение приятных воспоминаний.

Способ достижения любой цели = фокус + дисциплина. Главное освободите голову от ненужных вещей. Мозг — гениальный инструмент, поэтому глупо использовать его для рутинной работы — например, запоминания информации, которую можно записать. Фиксируя достижения, мы празднуем маленькую победу каждый день и становимся увереннее в своих силах.

Основная метрика — это ваш прогресс в каждом деле, потому что большие цели достигаются, когда долгое время идешь вперед небольшими шагами. Всё решает результат, то есть сделали вы что-либо для достижения цели или нет, а потому без понимания этого применение даже самых изысканных техник ничего не даст.

Планирование времени и эффективность труда

Время… Ах, как часто нам его не хватает, как часто мы жалеем о том, что в сутках только двадцать четыре часа! Мы уверены, что будь их хотя бы двадцать пять, то вполне можно было бы успеть гораздо больше, и путь к успеху оказался бы гораздо короче. Планирование времени – это такая непростая задача…

Но ведь у людей, которые в жизни достигли очень многого, сутки состоят тоже из двадцати четырёх часов! Почему же они успевают за этот период сделать всё необходимое, и при этом умудряются спать по ночам, посвящать часть времени каким-то увлечениям, да ещё и устраивать личную жизнь? Почему у них это получается, а у нас нет? Быть может, этим чрезвычайно успешным представителям рода человеческого известен какой-то тайный закон экономии времени?

На самом деле, никакого особого секрета тут нет. Просто те, кто смог достичь немалых успехов во многих областях жизни, хорошо знают, что такое правильное распределение времени и повседневный порядок. Мы же не умеем верно управлять столь невосполнимым ресурсом, как время, поэтому не успеваем ни переделать все дела, ни хорошо отдохнуть.

В результате мы всегда пребываем в напряжении от навязчивых мыслей о своих рабочих проблемах и планах. А ведь, если разобраться, от мыслей этих нет никакого толку. Проблемы от них не решаются и планы не воплощаются в реальность. Зато из-за этих тяжких дум страдает наша личная жизнь, потому что мы, занятые мыслями о работе, не уделяем должного внимания своим близких. Из-за них мы теряем здоровье и портим себе нервную систему, так как практически никогда, даже во сне, не расслабляемся и не отдыхаем, продолжая терзаться проблемами и пытаясь найти методы повышения своей эффективности.

А виной всему то, что в нашей деловой жизни не присутствует такой важный фактор, как экономия рабочего времени. Без него нам никогда не выбраться из капкана замороченности делами, в который, если рассуждать здраво, мы сами себя и загнали.

Как научиться экономить время так, чтобы его хватало и на продуктивный труд, и на полноценный отдых?

Планирование рабочего времени

Если верить статистике, у большинства людей продуктивная деятельность занимает всего лишь не более трети от полного рабочего времени. Остальные две трети приходятся на пустую суету и ненужные телодвижения. Отсюда – ворох накапливающихся с каждым днём дел, отсюда – нехватка времени на отдых, отсюда – неумение расслабляться, давая себе возможность хорошо отдохнуть. А ведь стоит нам начать придерживаться принципов правильного распределения времени и повседневного порядка, как все эти проблемы исчезнут без следа! Есть такое золотое правило шести «п»: «правильное предварительное планирование времени предотвращает плохие показатели». Просто? Ну конечно же! Однако мы почему-то игнорируем подобные методы и не принимаем во внимание тот факт, что основной причиной наших проблем является отсутствие принципов планирования времени.

В чём же они заключаются эти пресловутые методы планирования времени? План – это прежде всего перечень основных дел, выполнение которых необходимо для достижения какой-то цели, и упорядочивание этого выполнения. Основные правила планирования времени предусматривают соблюдение сроков осуществления задуманного и тщательное продумывание этих сроков. Если времени, выделенного на претворение в жизнь той или иной задачи, будет слишком мало, мы опять упрёмся в тупик хаоса, потому что просто не успеем сделать запланированное. Если же его окажется много, значит, при планировании надо это предусмотреть и попытаться заполнить нишу свободного времени либо полноценным отдыхом, либо максимально продуктивными занятиями.

Методы экономии времени предполагают, что распределять его необходимо ещё до того, как мы приступаем к началу работы. Время, затраченное на подобное планирование, позволит сэкономить львиную долю времени во время работы. Чтобы в процессе деятельности не возникли непредвиденные сбои, планы её осуществления нужно записывать, а не просто запоминать. Иначе мы обязательно что-нибудь упустим, а потом упущенное непременно всплывёт, заставит нас забросить другие дела и о нём позаботиться. А это приведёт к потере времени. Если же план будет зафиксирован в письменном виде, он отпечатается в подсознании, в результате чего возникнет психологический эффект самомотивации к работе. Самомотивация придаст деловой активности направленный характер.

Согласно основным правилам планирования времени, план следует составлять долгосрочный, а не кратковременный. Не стоит ориентироваться на то, чтобы за действием сразу последовал вожделенный результат. Человеку свойственно медлить с выполнением масштабных задач из-за отдалённости результата, что негативно сказывается на достижении существенной цели и может увести в сторону от неё.

О каком же успехе тогда может идти речь, если мы, вместо того чтобы упорно стремиться к нему, начнём шататься из стороны в сторону? Мы лишь потеряем время и силы, так в итоге и не добившись желаемого. Поэтому составляем список дел, как нам диктуют методы планирования времени, на длительные сроки, и стимулируем свою творческую активность сразу и на следующий день, и на неделю, и на месяц, и даже на год.

При этом в плане следует фиксировать не какие-то отвлечённые задачи вроде «Позвонить Иванову» или «Встретиться с Петровым», а конкретные цели таких звонков и встреч: «Обсудить с Ивановым условия договора с поставщиками», «Решить с Петровым задачу сбыта товара» и так далее.

Рассмотрим подробнее, как нужно составлять и записывать план экономии рабочего времени.

Распределение времени и повседневный порядок выполнения дел

Составляя план экономии времени и его распределения, следует рассортировать свои дела по степени важности, нумеруя их в списке и выделяя приоритеты. Для этого:

• Разбиваем лист бумаги на три квадрата;
• В первый квадрат записываем самые важные и срочные дела;
• Во второй квадрат заносим важные, но не очень срочные дела;
• В третий квадрат записываем дела не очень важные и не очень срочные.

После того как список будет составлен, отмечаем в нём примерное время, необходимое для выполнения того или иного дела, суммируем его и получаем общий период времени, необходимый для осуществления всего запланированного. При этом учитываем, что нам понадобиться время на непредвиденные дела и периодический отдых от работы. Поэтому неразумно полностью заполнять делами весь свой день, и если список наш предполагает именно полное использование дня на выполнение намеченного, сокращаем его. Запланировав то, что невозможно воплотить в жизнь в установленные сроки, мы обречём себя на стресс и недовольство собой.

Закончив работу, записанную в каком-то пункте, вычёркиваем этот пункт и приступаем к следующему. Объёмные задания выполняем частями, устраивая себе короткие передышки. При этом стараемся не оставлять хвостов на следующий день. В конце текущего дня ещё раз перечитываем список-план на него, вспоминаем, не упустили ли мы что-то важное, и если важного не находится, откладываем список в сторону, начисто забываем о работе и отправляемся отдыхать с полным чувством удовлетворения. Рабочий день закончен.

Все эти методы по планированию рабочего времени просты, но эффективны. Стоит только начать их придерживаться, как мы поймём, что успеваем гораздо больше сделать за день, намного меньше при этом уставая. В итоге у нас появится чувство уверенности в собственных силах, ситуация станет развиваться планомерно и методично, а поступки потеряют элемент хаотичности. И совсем скоро мы осознаем, что твёрдо шагаем навстречу своему успеху, который, конечно же, ждёт каждую из нас.

Эффективное управление рабочим временем на основе тайм-менеджмента

«Нормирование и оплата труда в промышленности», 2012, N 4

В статье подчеркивается значение рационального использования всех имеющихся ресурсов, в том числе ресурсов рабочего времени, а также анализируется возможность тайм-менеджмента в этой области.

Рыночная экономика предполагает рациональное использование всех имеющихся ресурсов, в том числе природных, финансовых и трудовых. Рациональное использование трудовых ресурсов предполагает рост производительности труда, то есть повышение результативности живого труда в единицу времени. Но время — это тоже ресурс, при этом ресурс ограниченный. Поэтому эффективное управление этим ресурсом — важная задача современных специалистов, обеспечивающая во многом успех любой компании и ее конкурентоспособность.

Современные исследования показывают, что обычно в году 8760 часов, из которых 2920 тратится на сон; 1928 — люди проводят на работе; 1664 часа приходится на выходные (не считая сна); 320 часов отпуска (не считая выходных) в зависимости от его продолжительности; 1446 «свободных» часов в течение рабочей недели; 428 часов тратится на поездки [1, с. 7]. При этом если провести анализ эффективности использования рабочего времени менеджеров, то получится, что 20,4% рабочей недели менеджера пропадает впустую, то есть один из пяти рабочих дней, а 33% времени, предназначенного для осуществления руководства, тратится на разбор документации [1, с. 6]. Повысить эффективность работы не только менеджеров, но и других работников компании можно с помощью тайм-менеджмента, представляющего собой эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановку приоритетов и контроль выполнения запланированного.

В настоящее время в России тренинги по тайм-менеджменту входят в пятерку самых востребованных корпоративных программ обучения, поскольку позволяют научиться успешно решать выявленные проблемы в условиях непредсказуемости каждого рабочего дня, что является профессиональным качеством современных специалистов и руководителей. Можно сказать, что тайм-менеджмент связан с количеством рабочего времени и необходимостью грамотного планирования его запасов. Одной из его основных посылок является то, что управление временем и рабочей нагрузкой — это во многом вопрос самодисциплины. Планирование рабочего дня стало одним из актуальных корпоративных стандартов, позволяющих повысить производительность труда, то есть позволяющих сотрудникам выполнять тот же объем работы, но с меньшими усилиями и затратами времени. При этом, как отмечают исследователи [2, с. 76], снижается неопределенность и сокращается количество стрессов, повышается общая удовлетворенность работой и ее результатами.

Существует множество рекомендаций по эффективному управлению временем и умению его контролировать. Можно привести пример так называемой матрицы Эйзенхауэра, согласно которой задачи надо попробовать рассортировать, оценив каждое дело по двум критериям — срочности и важности [3]:

• срочные и важные (их нужно выполнить в первую очередь, в большинстве случаев самому);
• важные, но не срочные (к ним относятся анализ событий или результатов работы, планирование, а нередко также отдых и общение с семьей);
• срочные, но не важные (они могут быть маленькими, но их много, и они заслоняют собой более приоритетные задачи; нередко такие дела можно перепоручить кому-то);
• неважные и несрочные (в самом начале кажется, что таких вовсе нет, но если взглянуть повнимательнее, то обнаружится, что множество звонков, писем, разговоров попадает под это категорию).

Большой популярностью на тренингах по тайм-менеджменту пользуется алгоритм планирования дня «АЛЬПы», который был составлен в Германии еще в 1970-е г. Он включает пять основных стадий:

• составление заданий;
• оценка длительности планируемых действий;
• резервирование времени (в соотношении 60:40);
• принятие решений по приоритетам и перепоручение отдельных операций;
• контроль (сопоставление того, что сделано, с тем, что должно было быть сделано за определенное время).

Но, на наш взгляд, в современных динамичных условиях и часто непредсказуемых изменениях в течение рабочего дня более актуальным является так называемый «жестко-гибкий» алгоритм планирования дня, позволяющий «не слишком загоняя себя в рамки, успевать выполнять ключевые задачи» [2, с. 68].

Этот алгоритм предполагает, что существуют задачи трех типов:

• «жесткие» — привязанные к конкретному часу;
• «гибкие» — не привязанные жестко ко времени. При этом «гибкие» не означает «необязательные» и «не имеющие срока выполнения» — у этих задач может быть срок, но нет конкретного часа, в который их нужно решить;
• «бюджетируемые» — крупные приоритетные дела, не имеющие точного часа выполнения, но требующие на это достаточно много времени.

При этом важнейшим инструментом воплощения корпоративных стандартов могут служить готовые настройки в корпоративной системе личного и командного планирования, в частности специалистами предлагается использовать следующие технологии и технику тайм-менеджмента: «жесткие» встречи выделяются в календаре синим цветом, «бюджетируемые» — зеленым; категория «день» содержит задачи на сегодня; категория «7-контроль» просматривается раз в неделю и т.д. [4, с. 47].

Следует обратить внимание на необходимость выделения среди всех задач так называемых «приоритетных» задач, то есть тех, которые необходимо выполнить в первую очередь. И еще один важный момент. При постановке и распределении задач по типам должна осуществляться ориентация на результат, то есть следует четко определять тот результат, который должен быть получен, в результате решения задачи. Важно иметь в виду, что задание описывает действие, которое нужно выполнить, а конечный результат — это цель, которую нужно достичь.

Проблемы управления временем могут возникать на разных уровнях: личностном, группы, организации в целом.

На личностном уровне проблемы могут быть связаны с личностными особенностями, в том числе: слабая мотивация к труду, недостаток профессионализма, попытка выполнить несколько заданий одновременно, неуверенность в собственных знаниях и умениях и боязнь ответственности, личная неорганизованность и т.п.

На уровне группы основные проблемы управления временем могут возникать из-за особенностей межличностных отношений, в частности:

• отсутствие необходимой информации для эффективного решения поставленных задач на уровне группы (должностных инструкций, руководящих положений и т.д.);
• групповое единомыслие, при котором часто решение принимается неформальным лидером без учета альтернативных вариантов решения проблемы (возможно, более рационального с позиции использования рабочего времени);
• доминирование ориентации на развитие межличностных отношений в ущерб ориентации на дело.

На уровне организации причинами неэффективного использования рабочего времени, в частности, могут быть:

• недостатки в разработке бизнес-стратегии и, как следствие, проблемы организации и планирования, аритмия производства и т.д.;
• нерационально построенные горизонтальные и вертикальные коммуникации в организации;
• наличие дублирующих инстанций;
• проблемы с трудовой дисциплиной.

Некоторые из указанных проблем менеджеры могут решить самостоятельно, другие же требуют серьезных организационно-технических изменений на уровне компании в целом. Но в любом случае при возникновении проблем с повышением эффективности производства и производительностью труда следует провести диагностику проблем управления временем.

На существование подобных проблем могут указывать некоторые симптомы, например недостаток времени для выполнения задания, постоянные опоздания сотрудников. Обычно также отмечают суету в поведении работников, которая выражается в их хаотичных действиях, отсутствии последовательности в поведении, недостаточной уверенности в себе. Важный симптом — переутомление, что выражается в постоянном чувстве усталости, апатии, постоянной раздражительности. При этом, находясь в таком состоянии, человек берется за чрезмерный объем работ, дает значительное количество обещаний и т.д. У подобных работников происходит почти постоянное изменение планов не только на неделю, но и на день. Они не могут распределить время между различными заданиями, а также грамотно распорядиться своим свободным временем (недоделанную работу берут домой, где также часто не успевают ее сделать).

Для диагностики проблем управления временем в организации существует специальная методика (по С. Бартрену и Б. Гибсону). Целями ее проведения являются определение аспектов самоорганизации и требований по совершенствованию индивидуальной деятельности, а также выявление организационных проблем и симптомов нерационального управления временем с целью последующего их решения. Инструментарий представляет собой опрос сотрудников на основе представленного вопросника (см. табл. 1) и проведение последующей групповой дискуссии, способствующей выявлению проблем по управлению временем в организации.

Вопросник «Управление временем как фактор эффективности труда»

Сотрудники должны в процессе прочтения вопросника отмечать те варианты ответов, которые в большей степени характерны для них лично.

Из тех утверждений, на которые работник дал положительный ответ, необходимо выбрать пять, имеющих наиболее влияние на его работу, которые затем необходимо проранжировать по степени важности.

1. ______________________
2. ______________________
3. ______________________
4. ______________________
5. ______________________

Положительные ответы на определенные утверждения являются индикаторами наличия проблем в конкретных сферах.

Еще один важный аспект тайм-менеджмента — трудовая дисциплина. Часто для ее поддержания используются различные системы наказания [см. 5, с. 60]. Так, в ТрансКредитБанке за опоздание на 10 минут из зарплаты служащего удерживают штраф 100 долл. США. В информагентстве РБК, по словам сотрудников, сумма штрафа составляет 3% от месячной зарплаты за три минуты опоздания. По утверждению служащих «ЛУКОЙЛа», в некоторых подразделениях компании практикуют штрафы за поздний уход из офиса, а разговоры по сотовым телефонам вообще запрещены. Следует отметить, что в некоторых фирмах структура оплаты труда такова, что ежемесячная премия во много раз превосходит по размеру официальную зарплату. Поэтому лишиться ее для сотрудника компании может оказаться достаточно болезненным.

Следует отметить, что эффективный работник ценит и свое, и чужое рабочее время. Именно такой работник будет успешен в любой профессии, на любой должности, поскольку тайм-менеджмент — важный элемент самоорганизации любого сотрудника компании. Если же речь идет о руководителе, то для него тайм-менеджмент — это неотъемлемая часть организационной культуры, которая позволит ему выжить в условиях рыночной экономики и серьезной конкуренции за счет умения держать себя во временных рамках. В связи с этим несомненный интерес представляют рекомендации по рациональному использованию рабочего времени Р.А. Маккензи (см. табл. 2) [6, с. 398 — 400].

Рекомендации по рациональному использованию рабочего времени

Таким образом, использование современных методик тайм-менеджмента будет способствовать рациональному использованию своего рабочего времени не только руководителями, но и всеми сотрудниками компаний.

Как вам статья?