Этикет делового письма от А до Я

Республиканская организация Башкортостана Российского профсоюза трудящихся авиационной промышленности

Содержание
  1. Этикет делового электронного письма от А до Я
  2. Этикет делового письма
  3. Общие правила этикета делового письма
  4. Речевой этикет делового письма
  5. Структура делового письма
  6. Как правильно вести деловую переписку: этикетные требования
  7. Принципы и этикет деловой переписки
  8. Бланк письма и языковые формулы
  9. Сетевой деловой этикет и деловые электронные письма
  10. Видео: Как писать деловые письма чётко, ясно и понятно
  11. Речевой этикет в деловой переписке
  12. Этикет в письменном деловом общении
  13. Обращение в деловой переписке
  14. Тональность писем и этикетные средства
  15. Этические нормы деловой переписки
  16. Язык и этикет искусной деловой переписки
  17. 1. Язык деловой переписки
  18. 2. Речевой этикет делового письма
  19. 3. Особенности этикета деловой переписки
  20. Этикет делового письма от А до Я
  21. Специфика деловых отношений
  22. Общий этикет делового письма
  23. Нюансы деловой переписки
  24. Структура делового письма
  25. Ответ на сообщение
  26. Речевые формулы
  27. Сроки ответа на электронные письма

Этикет делового электронного письма от А до Я

Этикет делового электронного письма от А до Я
(в помощь профсоюзному активу)

Любому человеку необходимо уметь грамотно излагать на бумаге свои мысли, особенно, если это касается документов, которые направляются в адрес иных лиц, а тем более из числа руководителей.

Профсоюзным работникам и активистам достаточно часто приходится писать различные письма, обращения, заявления и т.д. Поэтому знать этикет делового письма профлидерам просто необходимо, для того чтобы выглядеть солидно и иметь хорошую репутацию.

Специфика деловых отношений

Если вы хотите понимать, как правильно писать письма по работе, вам необходимо знать, чем деловое общение отличается от обычного. Как и любое другое, оно включает в себя обмен информацией, взаимодействие и восприятие друг друга. Но основная черта делового общения состоит в том, что в нем практически нет личного компонента. К примеру, на работе или в какой-либо государственной организации мы практически не проявляем никаких свойственных нам особенностей характера: не шутим, не кричим, не танцуем и т.д. . Наоборот, мы надеваем маску спокойного, вежливого и делового человека, которого ничем не прошибешь.

Читайте также:  Что такое жировик и как от него избавиться?

В деловом общении не место эмоциям. Никого из ваших руководителей или коллег не устроит, если вы вдруг начнете плакать или прыгать от радости. Нет, конечно, вы не робот, но что-то близкое к этому. По крайней мере, вам приходится избегать ярких и глубоких эмоций.

Еще одна черта делового общения — его нельзя прекратить тогда, когда вам этого хочется. То есть в обычной жизни такое тоже бывает, например, когда вы разговариваете со свекровью или родителями. Но в профессиональной сфере совсем уйти нельзя, если работник организации, член Профсоюза о чем-то спрашивает или просит. А также игнорировать его письма, заявления, обращения, сообщения и звонки — есть риск «потерять» этого человека, как члена Профсоюза после такого.

У делового общения всегда есть цель. Если на кухне с друзьями вы собираетесь просто поболтать (хотя за этим тоже стоят свои потребности), то на работе вы сходитесь с определенными людьми с довольно понятным замыслом. Это может быть обсуждение проблемы, планирование работы организации или что-нибудь еще. Соответственно, такая особенность формирует характер делового общения: выдержанный, «сухой», быстрый, четкий и без лирических отступлений. По крайней мере, именно так все складывается в большинстве ситуаций.

Общий этикет делового письма

Естественно, что письменная речь сильно отличается от устной: в ней у вас нет возможности интонационно расставить акценты. Да и этикетных норм в этом случае гораздо больше — по крайней мере, именно так кажется в тот момент, когда вы решаетесь написать некий документ.

Отдельно стоит упомянуть о бумаге. Если раньше, говоря о письме, вы сразу же представляли себе белоснежный конверт, опускаемый в почтовый ящик, то сейчас ситуация изменилась. Обычной почтой пользуются все реже, в то время как электронная набирает свои обороты. Нельзя забывать и о том, что бумага для документов должна быть идеально чистой и не помятой — это вопрос репутации. Желательно для организации Профсоюза иметь фирменные бланки с указанием всех возможных контактов (телефонов, факсов, адреса электронной почты) для деловой корреспонденции. Все страницы, кроме титульной, должны нумероваться.

Однако обычной почтой все чаще пользуются не для отправки писем, а для рассылки договоров и прочих деловых бумаг. Общение же отдано на откуп электронной переписки. Кстати, в случаях, когда вам необходимо быстро решить какой-либо вопрос и это уместно, обращения и приветствия в каждом повторном сообщении можно опустить. Но первое письмо так или иначе должно начинаться с конструкции вроде: «Добрый день, уважаемый Иван Иванович. «.

В письменной речи (особенно деловой) особую важность приобретает грамотность. Когда вы просто разговариваете с человеком, достаточно лишь избегать нарочитых речевых ошибок и грубостей, правильно расставляя ударение. На письме же могут стать явными все ваши пробелы в знании русского языка. Поэтому, если вы не чувствуете уверенности в собственной грамотности, перед отправкой письмо лучше лишний раз проверить на грамматические ошибки. Не забывайте писать начало предложения с заглавной буквы и расставлять знаки препинания, ведь без этого бывает очень сложно понять смысл послания. Используйте пропуски и многоточия для структурирования текста.

Говоря о стиле общения, не следует забывать, что ваше письмо, в первую очередь, должно быть «читабельным». То есть рекомендуется избегать сложных многоуровневых конструкций и лишних слов (за исключением тех случаев, когда вы — юрист, или это необходимо в переписке). Язык деловой переписки, в отличие от обычной, зачастую изобилует профессиональным жаргоном и штампами — это является этикетной нормой.

Нюансы деловой переписки

Мы уже писали про общий этикет деловой переписки. Однако существуют множественные нюансы, описание которых достойно не то, что отдельной статьи, но целой книги. Мы специально для вас отобрали самые востребованные и актуальные особенности делового письма. Предлагаем ознакомиться с ними.

Структура делового письма

Как и любое другое, деловое письмо имеет свою четкую структуру. Только вот если в обычном она может достаточно сильно варьироваться от случая к случаю и в зависимости от вашего желания, то в служебном сообщении есть довольно строгие правила написания. В то же время не существует единого стандарта, по которому оформляется большинство писем — как правило, в каждой организации существуют свои нормы. Тем не менее, мы предлагаем вашему вниманию наиболее общие основы оформления электронного делового письма, которые будут актуальны в девяноста процентах случаев.

1. «Шапка» письма, соответствующая корпоративному стилю

Помните, мы говорили о необходимости для каждой солидной организации иметь свои фирменные бумажные бланки? То же самое касается и электронных писем. Если у вас до сих пор такого нет, то попробуйте его разработать и тогда ваши послания станут выглядеть более солидно.

В деловых сообщениях не обязательно приветствие как таковое (слова «здравствуйте» и «добрый день») — вместо этого рекомендуется сразу же обращаться к адресату по имени отчеству. Однако если переписка межличностная, но носящая формальный характер, то будет уместным попривествовать своего собеседника в первом письме.

3. Основное содержание письма

Эта часть обладает наиболее высокой информационной нагрузкой: в ней вы раскрываете цель своего обращения. Таких аспектов может быть несколько, соответственно, изложение каждого должно начинаться с отдельного абзаца. Выделение необходимо из-за того, что по каждой проблеме, как правило, принимается самостоятельное решение. Примерами могут служить следующие фразы: «просим», «сообщаем», «предлагаем к рассмотрению» и т.д. . Помните, что внутри аспектов тоже есть своя структура. Вам необходимо обосновать актуальность запроса, раскрыть его содержание, описать ожидаемый результат в случае удовлетворительного ответа и сформулировать определенные гарантии для адресата.

В отличие от обычной разговорной речи, в деловых письмах не используются непосредственные речевые формулы. Целью заключительной фразы является выражение уважения и дань вежливости. Например, «искренне ваш», «с наилучшими пожеланиями», «с уважением», «заранее благодарны за ответ» и т.д.

5. Личная подпись

В ней обязательно должны быть указаны ваши фамилия, имя и отчество, должность (возможно, с названием организации, структурного подразделения, где вы работаете), а также контактные номера телефонов. Без этого зачастую бывает очень сложно держать связь с человеком. Кстати, сейчас существует такой вариант, как электронная подпись. Она представляет из себя специальный файл с текстовой подписью, которая автоматически проставляется в конце каждого письма. Ее использование находит все более широкое применение и обладание электронной подписью уже считается хорошим тоном. Если говорить о размерах, то электронная подпись не должна быть больше пяти-шести строк и превышать объем в семьдесят символов.

6. Ссылка на сайт организации и логотип

Это такие же элементы корпоративного стиля, как и фирменный бланк. Поэтому задумайтесь о том, чтобы иметь сайт своей профсоюзной организации или страничку на сайте вашего предприятия.
Следует помнить, что эта довольно универсальная структура может варьироваться в зависимости от типа послания. Выделяются благодарственные, гарантийные и сопроводительные письма, приглашения, извещения, заявления, напоминания, сообщения, предупреждения и требования. Но практически ко всем им применима данная структура.

Размер электронного письма достаточно четко оговаривается этикетными нормами: как правило, оно должно быть короче в два раза, чем написанное от руки. Если же вы хотите переслать большой объем информации, то в теле самого письма лучше поместить краткий сопроводительный текст, а все остальное оформить как отдельное вложение. В тех случаях, когда оно имеет большой объем, превышающий один мегабайт, адресата лучше об этом предупредить — не все организации оплачивают безлимитный доступ в интернет.

Ответ на сообщение

Вы, наверное, замечали, что когда вы нажимаете кнопку «Ответ» («Reply») при отправке сообщения, перед темой ответного письма появляется частица «Re. «. Она поможет вашему адресату понять, на какое послание вы ответили. А в открывшемся окне появляется текст предшествующей переписки. Стирать его или сохранять — вот в чем вопрос.

Все зависит от того, каким уровнем формальности обладает переписка. Проще говоря, если вы переписываетесь с приятелем или каким-то другим лицом, с которым необязателен крайне официальный слог, можно стереть лишнее, оставив лишь строки, позволяющее понимать, о чем идет разговор. Для удобства можно также разбить свое письмо на эти самые цитаты и под каждой из них поместить свой ответ. Если же переписка должна быть в рамках всех формальностей, то сохраняйте ее содержание в нетронутом виде.

Речевые формулы

Как вы уже заметили, деловые письма практически полностью строятся на всевозможных речевых штампах или клише — устойчивых выражениях, демонстрирующих тот или иной феномен. Очень полезно иметь под рукой «копилку» этих самых формул, которые можно компоновать друг с другом и писать длинные послания в полуавтоматическом режиме. Про обязательное приветствие мы писали ранее, поэтому обратимся к менее встречающимся, но настолько же актуальным мыслям.

Выражение сожаления: «С сожалением сообщаем вам. «, «К сожалению, мы не имеем возможности согласиться . «, «К своему сожалению мы столкнулись с . «;

Похвала: «Благодарим вас за. «, «Позвольте выразить вам признательность за. «, «Учитывая ваш огромный вклад в. «, «Спасибо вам за. «;

Приглашение, с подчеркнутыми позитивными эмоциями: «Мы были бы рады получить от вас. «, «Примите наше приглашение, и мы надеемся, что у вас найдется время. «, «Мы имеем честь предложить вам. «, «С удовольствием приглашаем вас. «;

Завершающие фразы: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С интересом ожидаем от вас новых идей», «Выражаем вам свою уверенность, что проблема разрешится в ближайшее время», «Желаем вам успехов»;

Сроки ответа на электронные письма

Итак, вы отправили сообщение, а ответа все нет. Совершенно логично, что вы начинаете волноваться, получил ли адресат ваше послание. Для того чтобы избежать этой неприятной ситуации в будущем, используйте функцию «Уведомление о получении», благодаря которой вам автоматически высылается подтверждение того, что ваше письмо было просмотрено. Либо впишите строку с просьбой сделать это в текст сообщения. Альтернативным способом проверки также является простой звонок адресату с вопросом о доставке письма.

А вообще по нормам этикета делового общения ответ не должен затягиваться на срок более чем двое суток. Если вам необходимо большее время, то об этом следует уведомить вашего партнера по переписке. И, конечно, не стоит забывать, что отвечать стоит на все письма (за исключением разве что очевидного спама) — это гарантия вашей деловой репутации.

Любая норма предполагает некую общественную договоренность, облегчающую участникам общения их взаимодействие. Но незнание этих правил способно принести массу проблем партнерам по переписке. Поэтому распечатайте эту статью и повесьте над монитором — и очень скоро все озвученные нами нормы сами собой войдут в ваше сознание, перестав доставлять вам неудобства.

Этикет делового письма

Успех в бизнесе зависит не только от общения при личном контакте, но и от умения грамотно составить сообщение партнеру. Этикет делового письма призван наладить взаимоотношения с потенциальными инвесторами. Правильно оформленное послание продемонстрирует серьезность ваших намерений и деловые навыки. Тем, кто хочет произвести хорошее впечатление, следует всегда неукоснительно соблюдать речевой этикет делового письма.

Общие правила этикета делового письма

Если вы планируете отправить сообщение на бумаге, следите за тем, чтобы она была абсолютно чистой. Желательно писать послание на фирменных бланках с логотипом компании, которую вы представляете. Вне зависимости от того, бумажный либо электронный формат вы используете, необходимо запомнить следующие общие правила этикета делового письма:

  • начинайте послание с приветствия. Если вы обращаетесь к конкретному человеку, используйте его данные;
  • представьте свою фирму и вкратце опишите цели, которые преследует ваше сообщение;
  • если на вашу почту пришло электронное письмо, деловой этикет предписывает поставить в известность отправителя о том, что оно дошло;
  • отвечайте на все полученные послания как можно быстрее, особенно, если тема срочная;
  • каждое письмо должно заканчиваться небольшим блоком, в котором представлена контактная информация организации (указывается телефон, факс, адрес электронной почты);
  • этикет делового письма предписывает также поблагодарить получателя сообщения на внимание, которое он уделил его прочтению;
  • вне зависимости от того, кто получает послание и с какой целью отправляется деловое письмо, требования этикета предписывают соблюдать вежливость , грамотность и использовать официальный стиль переписки (кроме тех ситуаций, когда собеседники хорошо знакомы и перешли на более неформальное общение).

Речевой этикет делового письма

Несмотря на схожесть принципов ведения обычного делового разговора и официальной переписки, этикет делового письма имеет свою специфику. В первую очередь, должен отсутствовать личный фактор. Сохранение нейтралитета позволит вам и вашему собеседнику не отвлекаться на лишние разговоры. Это сэкономит время, которое является важным ресурсом для представителей бизнеса.

Нельзя резко прерывать переписку. Если вы получили деловое письмо, деловой этикет предписывает ответить на него. Это особенно важно в тех случаях, когда отправитель послания задает какой-либо вопрос или хочет получить уточняющую информацию. Оставить сообщение без ответа – значит поставить крест на возможном партнерстве.

Важно также не отступать от темы переписки. Если она преследует цель продать товар, описывайте только его преимущества и выгоду от работы с компанией, которую вы представляете. Не нужно лирических отступлений, шуток и прочего. Направляйте партнеру только те сведения, которые могут принести ему практическую пользу.

Особое внимание уделяйте грамотности. Этикет делового письма не прощает грамматических, орфографических, пунктуационных ошибок. Ваш собеседник вряд ли захочет наладить контакт с компанией, которую представляет безграмотный человек. Если вы не уверены в своих навыках, перепроверьте послание при помощи специальных сервисов или попросите более грамотного коллегу подстраховать вас.

Структура делового письма

Все официальные сообщения должны иметь одинаковую структуру. Правила этикета делового письма описывают следующие пункты, которые должны быть представлены в послании:

  • «шапка» — это оформление листа согласно корпоративному стилю. Может включать название компании, эмблему и проч.;
  • приветствие не обязательно должно содержать классические формы («здравствуйте», «добрый день»). Если вы обращаетесь к конкретному сотруднику, используйте общепринятое «уважаемый/ая», после которого идет имя и отчество получателя письма;
  • основная часть содержит главную тему переписки. Здесь можно раскрыть цели сообщения, предоставить информацию о компании. Однако не следует составлять большое послание на несколько листов. Его вряд ли кто-то дочитает до конца. Будьте лаконичны и последовательны;
  • прощание, так же, как и приветствие, отличается от принятых форм обычного речевого этикета. Не нужно писать «до свидания » собеседнику. Можно использовать общепринятые фразы, вроде «будем благодарны за ответ», «с уважением» и прочие;
  • оставьте личные контактные данные и подпись, а также не забудьте указать ссылку на адрес вашей компании и контакты отдела, который занимается конкретными темами.

Общая структура делового письма может меняться в зависимости от ситуации. Однако в большинстве случаев следует применять все пункты рассмотренной схемы.

Главное правило деловой переписки – грамотность сообщений. Не менее важно соблюдать установленный деловой стиль общения и вовремя отвечать на запросы собеседника. Согласно нормам этикета, ответ на полученное письмо должен быть отправлен не позднее, чем через два дня. Нельзя игнорировать отправителя, иначе можно испортить собственную репутацию. Также не следует выходить за пределы правил, которые устанавливает этикет делового письма, иначе собеседник может решить, что вы проявляете неуважение.

Как правильно вести деловую переписку: этикетные требования

Деловая переписка – неотъемлемая часть образа компании и делового человека. Установление контакта, поддержание связей, обсуждение деловых вопросов в письменной форме иногда предпочтительно, а часто и просто необходимо, поэтому образ, создаваемый в деловой переписке, должен полностью соответствовать тому внешнему имиджу, который формируется живым общением. При этом в деловой переписке соблюдение правил и требований обязательно не только в общих принципах, но и в мелочах и деталях.

Принципы и этикет деловой переписки

Этикет деловой переписки в целом не отличается от общих требований делового общения. Вот его основные принципы:

  • вежливость, уважительность,
  • ясность целеполагания,
  • ориентация на результат и контактность,
  • ответственное отношение к чужому времени и обязательствам,
  • логическая последовательность и точность,
  • фактологическая конкретность,
  • грамотность,
  • нейтральность тона, строгость и официальность речи,
  • соблюдение субординации и традиций.

Данные требования не отличаются оригинальностью, однако их исполнение гарантирует конструктивность взаимодействия с партнерами и клиентами.

Бланк письма и языковые формулы

Фирменный бланк письма – лицо компании, поэтому его обязательные атрибуты – грамотность, точность реквизитов, внешняя аккуратность и скромная оригинальность оформления.

Будь то угловой или продольный вариант бланка, обязательно должны легко читаться полное название организации, почтовый, фактический и официальный адрес, телефон, факс, электронные адреса и адрес официальный электронной страницы. Перечень реквизитов строго не регламентируется, однако полнота данных всегда выглядит более выигрышно.

Для справки: Желательны и сведения о регистрации корреспонденции – о дате, номере в перечне, о конкретном исполнителе, подготовившем к отправке документ. Если это письмо-ответ, то необходима отсылка к письму-запросу.

В деловом письме возможно и указание на жанр, что упрощает оформление корреспонденции: информационное письмо, предложение, запрос, ходатайство, извинение, соболезнование, благодарность.

Письмо на официальном бланке организации

Первая часть письма – обращение, формула которого содержит имя и отчество адресата или более официальный вариант – слово «господин»:

  • Уважаемый Фёдор Фёдорович!
  • Уважаемый господин Смирнов!
  • Уважаемый господин директор!

Основная часть письма – информативная – содержит краткое, понятное и ёмкое сообщение и чёткие задачи: сообщить сведения, уточнить информацию, решить вопрос с поставками и другое. Если в письме содержится отказ, то первую половину корректно начать с понятного и доказательного обоснования. Языковые формулы могут быть различны, в зависимости от выбранного тона:

  • Компания просит рассмотреть вопрос…
  • Президент и совет директоров просят проинформировать о …
  • Прошу рассмотреть возможность…
  • Просим ответить как можно скорее…

Заключительная часть письма – благодарность, извинения, уверения в скорейшем решении вопроса, надежда на дальнейшее сотрудничество.

Деловые письма требуют соблюдения должностного порядка: если в письме необходима подпись руководителя, то оно должно быть подписано именно руководителем (в крайнем случае, его заместителем).

Сетевой деловой этикет и деловые электронные письма

Электронные письма, как и бумажные, состоят из нескольких важных элементов, требующих грамотного заполнения совсем не из-за умозрительных правил, а именно потому, что эти элементы могут быть информативны и очень удобны с утилитарной и практичной точек зрения. Корректное письмо гарантирует корректный и оперативный ответ, а также конструктивное решение вопроса.

Для справки: Компании нередко имеют собственные почтовые серверы и программы, а также вырабатывают корпоративный стиль оформления электронного письма и внутренние правила переписки, которые обычно не противоречат стандартным, а дополняют их.

  1. Адресат: в строке адресата принято указывать один адрес.

Это указывает не просто на уважительное отношение к собеседнику, но и убережет его e — mail от спама, ненужных рассылок и чужих глаз.

  1. Копия письма адресата заполняется с определенной целью.

Отправив письмо основному адресату и указав другого в разделе «копия», адресант информирует второго собеседника о происходящем, но не требует от него ответа и непосредственного участия в переписке.

  1. Тема письма: конкретность и уникальность.

Предельная конкретность темы должна помогать и адресанту и адресату ориентироваться в теме дискуссии и отличать множество проблем и задач: не просто «Отчёт от Кати», а «Отчёт за май 2015. Черновой вариант». Обратите внимание: имя в данном случае бесполезно, так как адресат и так ясен адресанту из названия электронного ящика.

Электронные письма одинаково легко читаются и на стационарном мониторе, и на планшете

  1. Тело письма должно содержать 3 ключевых элемента.

Во-первых, приветствие (если это первое письмо в этот день, например) и обращение (в каждом письме). Во-вторых, изложение вопроса: презентация себя (если письмо первое), напоминание о решаемых задачах, описание проблемы или ее решения. В-третьих, просьба или побуждение к действию.

  1. Функция оповещения о прочтении письма требует деликатности.

Её стоит использовать в том случае, если письмо действительно важно, но нет возможности спросить о его получении по телефону, например. На адресата эта функция обычно накладывает неясные, смутно формулируемые психологические обязательства, поэтому злоупотреблять ей не стоит. Корректный и не столь категоричный вариант – вежливая просьба в конце письма сообщить о прочтении.

  1. Подпись требует лаконичности и в то же время ёмкости.

Формулировка может содержать стандартную формулу «С уважением» или ограничиваться фамилией и именем. Подпись, включающая имя, должность, название организации и контактные данные, не должна превышать 7 строчек. Желательно указывать и альтернативные контактные данные, кроме почтового ящика: телефон, Skype , ICQ , иные популярные мессенджеры.

  1. Вложения: главное – предупредить и корректно именовать файлы.

Сетевой этикет требует сообщить о документе в прикреплённом к письме файлу: о формате, его объёме и содержании. Вложение не должно быть больше, чем 3-5 Mb . Его название, как и тема письма, должно быть предельно кратким, конкретным и уникальным.

Обычный вид электронного письма

Время реакции письма в сетевом этикете отличается от времени в off — line . Два-три часа – это комфортное время ожидания реакции на срочное письмо. В ответ на срочные или помеченные важными письма иногда достаточно предупредить, что e — mail получен и информация принята к сведению. Если проблема требует длительного рассмотрения, то адресанту необходимо сообщить своему собеседнику о времени, которое потребуется для ответа на вопрос.

Для справки: Один день – комфортное время для ответа на электронные письма. Если ответа нет в течение 3 дней, правила этикета позволяют отправить повторное письмо или связаться с адресатом с помощью альтернативного источника связи – телефон, Skype , ICQ . Молчание в течение 5-7 дней или в ответ на повторный запрос можно расценивать как нежелание продолжать деловую переписку.

Репутация делового человека и компании складывается не только из работоспособности и результативности бизнеса, но и из мелочей и нюансов любого этапа ведения деловых переговоров. Соблюдение принципов деловой переписки требуется от каждого представителя компании: начиная от незначительного клерка, заканчивая специалистом по связям с общественностью и руководителем компании.

Видео: Как писать деловые письма чётко, ясно и понятно

Речевой этикет в деловой переписке

Этикет в письменном деловом общении

Они помогают достигнуть коммуникативной цели. в то же время демонстрируя уровень культуры автора послания.

В деловой переписке использование этикетных средств, формул носит регламентированный характер. Первая формула проявления этикета — это обращение к личности адресата для налаживания контакта, привлечения внимания.

Обращение — важная часть коммерческой переписки. Сейчас его используют и в служебной переписке, когда нужно обратиться непосредственно к должностному лицу.

Обращение в деловой переписке

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является «Уважаемый господин [Фамилия]!», «Уважаемая госпожа [Фамилия]!»

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, возможно обращение с указанием должности и без фамилий:

«Уважаемый господин министр!», «Уважаемый господин президент!»

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: «Уважаемый Владимир Андреевич!». При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение «Уважаемые коллеги!». Если текст документа начинается с личного обращения к адресату, правила делового этикета требуют в конце текста, перед подписью, заключительную формулу вежливости «С уважением».

Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений принята форма выражения от первого лица множественного числа:

«Предлагаем Вашему вниманию новую линейку продукции», «Напоминаем, что дата окончания работ изменилась».

Формула обращения от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, приглашаю) используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках официальных лиц.

Тональность писем и этикетные средства

Тональность деловых писем должна определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, сила его воздействия зависит от выбранной формы и стиля письма. Потому что убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка. Во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между организациями.

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Например, отказ, смягченный формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества:

«На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе». «Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что в конечном счете приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству».

Это отказ, но в вежливой, корректной форме.

В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность:

«Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%». «К сожалению, мы не можем предложить вам эту марку, так как она находится в стадии переработки».

В мировой практике и в российском деловом письме признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, своевременный ответ.

Этикетные модели выражения радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности не просто украшают текст делового послания, лишая его привычной сухости, но и создают определенную тональность восприятия, влияют на отношение адресата к сообщению:

«С удовольствием приглашаю Вас принять участие в …», «Имею честь пригласить Вас…», «Мы были бы рады видеть Вас на…».

Но следует исключить так называемую ложную вежливость,которая отталкивает деловых партнеров. Выражения вроде «Будьте так любезны», «Не откажите в любезности сообщить» и им подобные неуместны в деловых письмах. Также недопустимы в коммерческом информационном письме устойчивые обороты разговорной речи, нарушающие тональность:

«Приносим извинения за вновь причиненное беспокойство. Но к сожалению, в банке очередное закручивание гаек и мы не можем получить паспорт сделки без вышеуказанных документов и, следовательно, произвести оплату».

Тем не менее, с помощью образности можно смягчить сухость делового языка, разнообразить интонационный рисунок текста, при необходимости придать речи экспрессивные оттенки.

Выбор этикетных средств в первую очередь обусловлен коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых высказываний и языковых моделей не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт, объективность в оценке производственных ситуаций подскажут правильный выбор слов и выражений.

Этические нормы деловой переписки

Получатель деловой корреспонденции, с точки зрения этических норм, должен быстро ответить отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничества и приведет к разрыву деловых отношений.

Безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения является форма ответа, при которой письмо-запрос или предложение возвращается к адресанту с размещенной на нем ответной информацией (особенно, написанной на нем от руки) без обращения, заключительной фразы.

По правилам, заключительная форма вежливости размещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания. И выносится в отдельную строку, обычно с дополнительным интервалом. В отличие от вступительного обращения, заключительная формула вежливости безлична и обращена одновременно и к организации, и к ее сотрудникам:

«С уважением…», «С глубоким уважением…», «С пожеланиями успехов…», «С наилучшими пожеланиями. ».

Материал подготовлен на основе лекции преподавателя Русской Школы Управления Натальи Абрамовой.

Подписывайтесь на телеграм-канал Русской Школы Управления @rusuprav Текст: Светлана Щербак

Язык и этикет искусной деловой переписки

Деловая переписка (как и деловой разговор) — лицо каждого серьезного бизнесмена или политика. Многие деловые люди, прекрасно владеющие искусством ведения переговоров и совещаний, нередко оказываются беспомощными перед необходимостью составить служебный документ или подготовить деловое письмо. Причина тому — своеобразие речевых средств и речевого этикета письменной деловой речи.

Многие из деловых людей, прекрасно владеющие слогом и искусством ведения бесед, переговоров и совещаний, нередко оказываются беспомощными перед необходимостью составить служебный документ или подготовить деловое письмо. Причина тому — своеобразие речевых средств и речевого этикета письменной деловой речи.

1. Язык деловой переписки

Для языка деловой переписки характерна нейтральность тона изложения.При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также междометия, модальные слова и имена с суффиксами субъективной оценки. Задача языка такой переписки — обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, лишить их эмоциональной окраски, а также отразить строго логическую последовательность изложения.

Смысловая точность деловой речи — одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового письма. Действительно, неправильно выбранное слово может существенно исказить смысл такого письма, дать возможность двоякого толкования той или иной фразы или придать всему тексту нежелательную тональность.

Для ведения деловой переписки важное значение имеет отбор фактического материала. Количество приводимых фактов должно быть достаточным для подтверждения высказанного суждения, но они не должны быть малосущественными и представлять собой перечни однотипных данных.Факты должны быть не только правильно отобранными и тщательно проверенными, но и высокоинформативными. В каждом таком факте содержится лишь необходимая информация, которая является для данного случая достаточной. Только тогда адресату не потребуется каких-либо дополнительных сведений для уяснения того, что написано.

Любое деловое письмо и служебный документ должны быть убедительными.Основным условием придания убедительности является доказательность.Правильно отобранные точные факты и убедительная аргументация — вот что необходимо любому деловому служебному документу или деловому письму.

2. Речевой этикет делового письма

Деловая переписка долгое время сохраняла форму личной переписки и потому велась от первого лица. Со временем отношения между деловыми партнерами приобретали общественный характер. Поэтому форма частного письма все чаще вступала в противоречие с общественной сущностью деловых отношений. Это привело к значительным изменениям при использовании в деловой перепискесловесных формул для выражения делового этикета.

Такие изменения выразились не столько в «упрощении» делового письма, т. е. в отказе от отдельных традиционных выражений словесной вежливости, сколько в их замене современными устойчивыми словосочетаниями. Сложились устойчивые формы общения, изложения просьб, напоминаний, отказов, гарантий и т. п. Рассмотрим эти формы речевого этикета подробнее. Начнем с употребленияместоимений.

Информация в деловом письме настолько стандартна, что ее выражение через личное восприятие совершенно не оправданно. В деловом письме выражаются не индивидуальные, а групповые интересы фирм, предприятий, учреждений и организаций. Поэтому текст такого письма излагается не столько от собственного «я», сколько от собственного «мы». Но местоимение «мы» в деловом тексте обычно не употребляется, поскольку окончание глагола и так указывает на первое лицо множественного числа.

Выбор формы залога глагола очень важен с этической точки зрения. В качестве примера приведем такую фразу: «Вы не выполняете принятые на себя обязательства». Та же фраза, но с использованием страдательного залога, выглядит уже по-другому: «Взятые Вами обязательства не выполняются». В первом случае невыполнение обязательств вменяется в вину конкретному лицу. Во втором случае внимание концентрируется лишь на факте невыполнения обязательств, а конкретный виновник прямо не называется, а лишь имеется в виду.

Когда необходимо выделить юридическое или должностное лицо как источник предписываемых или фиксируемых действий, используется действительный залог глагола. При этом фраза, как правило, начинается с подлежащего, а сам глагол употребляется в настоящем времени, например: «Юридическая служба разъясняет. »

Страдательный залог используется в случаях, когда само действие имеет гораздо большее значение, чем его источник (например, «Оплата гарантируется», «Письмо отправлено», «Ваша заявка получена»), а также тогда, когда источник действия вполне очевиден (например: «Сроки начала работ еще не определены»).

Выбор вида глагола также имеет отношение к нормам деловой переписки. Когда необходимо подчеркнуть нежелательность или незаконность действий, которые происходят постоянно или совершаются неоднократно, используется несовершенный вид глагола, например: «Ваши сотрудники постоянно нарушают технику безопасности». Если же нужно подчеркнуть, что действие уже совершилось, используется совершенный вид глагола, например: «Коллектив уже приступил к своей обычной работе».

Вводные слова и обороты позволяют внести различные оттенки в тон служебной переписки. При помощи таких слов и выражений можно, например, понизить напряженность тона изложения, что видно при сопоставлении следующих примеров: «Просим выслать программу семинара, находящуюся в Вашем филиале». Эта же фраза, но с вводным словом: «Просим выслать программу семинара, находящуюся, по-видимому, в Вашем филиале» — сразу снимает категоричность высказывания и делает его более тактичным.

Если сравнить две фразы: «Ваша просьба не может быть удовлетворена» и «К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена», то можно сделать вывод, что вторая с точки зрения норм этикета является более предпочтительной, так как выражает большее уважение к адресату.

Насколько вводные слова снижают сухость деловой переписки и придают ей оттенок уважительности, можно видеть на примере такой фразы: «Фирма просит, если это возможно, прислать своего представителя на заседание экспертной комиссии по качеству нашей продукции».

Таким образом, использование вводных слов и предложений помогает устранить излишнюю категоричность и сухость деловой переписки, а также дает возможность внести в нее элементы не только доброжелательства и уважительности, но и деликатности в обращении с партнером, т. е. умение щадить его политическое и профессиональное самолюбие.

3. Особенности этикета деловой переписки

Среди лиц одной профессии или лиц одних политических убеждений наиболее предпочтительна форма обращения — «уважаемый коллега» (или «уважаемые коллеги»). Одно слово «коллега» без слова «уважаемый» придает письму нейтральный тон. «Дорогие коллеги» — форма более эмоциональная и чаще всего используется в письмах-поздравлениях.

В тех случаях, когда деловое письмо не является официальным документом, а носит личностный характер, в обращении указываются только имя и отчество. Включение же в обращение такого письма еще и фамилии адресата придает письму вежливо-официальный характер.

Письмо, посвященное выяснению отношений между деловыми партнерами, обычно состоит из двух частей: обоснование решения и само решение. Расположение этих частей в письме может быть различным. В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения. Отрицательное решение психологически лучше помещать в конце письма.

Формулируя отказ, нужно быть максимально корректными. Прежде чем вынести отрицательное решение, необходимо вначале подробно объяснить, чем оно вызвано. Только тогда отказ не произведет резко негативного впечатления — ведь ему предшествовало убедительное логическое обоснование, облеченное в форму, не ущемляющую самолюбие партнера.

Чтобы сохранить объективность содержания, тон деловой переписки должен во всех случаях оставаться нейтральным. В деловых письмах грубость, нетактичность и любое другое проявление неуважения к адресату недопустимы. В то же время нельзя впадать и в другую крайность — чрезмерную вежливость: в деловых текстах неуместны фразы типа «не откажите в любезности. » Для современной деловой корреспонденции скорее характерны сухость и строгость, чем увлечение чрезмерной вежливостью.

Деловому человеку не всегда безразлично, кто подписал адресованное ему письмо. На тон деловой переписки существенно влияет канцелярская практика подписания деловых бумаг. Она требует соблюдения должностного порядкаих подписания: например, ответ на письмо, подписанное директором, должен также подписать директор (в крайнем случае его заместитель). Однако ответ на письмо, подписано заместителем директора, может быть подписан директором.

Деловая жизнь дает много поводов для изложения различного рода просьб. В таких письмах-просьбах, помимо самой просьбы, обычно излагаетсяобоснование или заинтересованность в ее исполнении. Наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления. Просьба может излагаться:

  • от первого лица единственного числа («Прошу. »);
  • от первого лица множественного числа («Просим. »);
  • от третьего лица единственного числа («Политическая партия «Единство» просит. »);
  • от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением («Президент и совет директоров фирмы просят. »).

Деловая переписка предполагает ответы на присланные письма. Такие письма-ответы приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма, т. е. письма-запроса.

Действительно, на письмо, содержащее просьбу, должен быть дан четкий ответ, будет ли такая просьба выполнена, или в ней будет отказано. На письмо, содержащее предложение, также требуется конкретный ответ: принимает ли другая сторона предложение или отвергает его. В ответах на присланные письма должны быть:

  • указаны ссылки на первичное письмо;
  • соблюдена идентичность терминологии и последовательность в изложении аспектов содержания.

Этикет делового письма от А до Я

Наверняка вам никогда не придет в голову сказать начальнику: “Привет, дружище! Как дела?” За исключением тех редких случаев, когда в его лице уживаются и руководитель, и друг, это неуместно. В то же время в процессе служебной переписки мы позволяем себе еще более грандиозные ляпы. Но, согласитесь, знать этикет делового письма необходимо, для того чтобы выглядеть солидно и иметь хорошую репутацию. Мы сорвем перед вами все покровы, скрывающие истину, и расскажем, как грамотно общаться с бизнес-партнерами.

  1. Специфика деловых отношений
  2. Общий этикет делового письма
  3. Нюансы деловой переписки
  4. Структура делового письма
  5. Ответ на сообщение
  6. Речевые формулы
  7. Сроки ответа на электронные письма

Специфика деловых отношений

Если вы хотите понимать, как правильно писать письма по работе, вам необходимо знать, чем деловое общение отличается от обычного. Как и любое другое, оно включает в себя обмен информацией, взаимодействие и восприятие друг друга. Но основная черта делового общения состоит в том, что в нем практически нет личного компонента. К примеру, на работе или в какой-либо государственной организации мы практически не проявляем никаких свойственных нам особенностей характера: не шутим, не кричим, не танцуем и т.д. …Наоборот, мы надеваем маску спокойного, вежливого и делового человека, которого ничем не прошибешь.

В деловом общении не место эмоциям. Никого из ваших партнеров, коллег или клиентов не устроит, если вы вдруг начнете плакать или прыгать от радости. Нет, конечно, вы не робот, но что-то близкое к этому. По крайней мере, вам приходится избегать ярких и глубоких эмоций.

Еще одна черта делового общения – его нельзя прекратить тогда, когда вам этого хочется. То есть в обычной жизни такое тоже бывает, например, когда вы разговариваете со свекровью или родителями. Но в профессиональной сфере совсем нельзя уйти, если клиент или бизнес-партнер вас о чем-то спрашивает. А также игнорировать его письма, сообщения и звонки – есть риск потерять работу после такого. Именно поэтому в различных требованиях к вакансиям так популярна строчка про стрессоустойчивость и работу в команде, ведь в деловой среде вам придется столкнуться и общаться с самыми разными людьми.

У делового общения всегда есть цель. Если на кухне с подругами вы собираетесь просто поболтать (хотя за этим тоже стоят свои потребности), то на работе вы сходитесь с определенными людьми с довольно понятным замыслом. Это может быть обсуждение проекта, планирование работы организации на ближайшие полгода или что-нибудь еще. Соответственно, такая особенность формирует характер делового общения: выдержанный, “сухой”, быстрый, четкий и без лирических отступлений. По крайней мере, именно так все складывается в большинстве ситуаций.

Общий этикет делового письма

Естественно, что письменная речь сильно отличается от устной: в ней у вас нет возможности интонационно расставить акценты. Да и этикетных норм в этом случае гораздо больше – по крайней мере, именно так кажется в тот момент, когда вы решаетесь написать деловое письмо.

Отдельно стоит упомянуть о бумаге. Если раньше, говоря о письме, вы сразу же представляли себе белоснежный конверт, опускаемый в почтовый ящик, то сейчас ситуация изменилась. Обычной почтой пользуются все реже, в то время как электронная набирает свои обороты. Нельзя забывать и о том, что бумага для писем должна быть идеально чистой и не помятой – это вопрос репутации. Желательно иметь фирменные бланки с эмблемой и номерами телефонов для деловой корреспонденции. Все страницы, кроме титульной, должны нумероваться.

Однако обычной почтой все чаще пользуются не для отправки писем, а для рассылки договоров и прочих деловых бумаг. Общение же отдано на откуп электронной переписки. Кстати, в случаях, когда вам необходимо быстро решить какой-либо вопрос и это уместно, обращения и приветствия в каждом повторном сообщении можно опустить. Но первое письмо так или иначе должно начинаться с конструкции вроде: “Добрый день, уважаемый Иван Иванович…”.

В письменной речи (особенно деловой) особую важность приобретает грамотность. Когда вы просто разговариваете с человеком, достаточно лишь избегать нарочитых речевых ошибок и грубостей, правильно расставляя ударение. На письме же могут стать явными все ваши пробелы в знании русского языка. Поэтому, если вы не чувствуете уверенности в собственной грамотности, перед отправкой письмо лучше лишний раз проверить на грамматические ошибки. Не забывайте писать начало предложения с заглавной буквы и расставлять знаки препинания, ведь без этого бывает очень сложно понять смысл послания. Используйте пропуски и многоточия для структурирования текста.

Говоря о стиле общения, не следует забывать, что ваше письмо, в первую очередь, должно быть “читабельным”. То есть рекомендуется избегать сложных многоуровневых конструкций и лишних слов (за исключением тех случаев, когда вы – юрист, или это необходимо в переписке). Приводите живые примеры, разбавляйте текст диаграммами и схемами – это делает информацию более наглядной и понятной. Язык деловой переписки, в отличие от обычной, зачастую изобилует профессиональным жаргоном и штампами – это является этикетной нормой.

Нюансы деловой переписки

Выше мы говорили про общий этикет деловой переписки. Однако существуют множественные нюансы, описание которых достойно не то что отдельной статьи, но целой книги. Мы специально для вас отобрали самые востребованные и актуальные особенности делового письма. Предлагаем ознакомиться с ними.

Структура делового письма

Как и любое другое, деловое письмо имеет свою четкую структуру. Только вот если в обычном она может достаточно сильно варьироваться от случая к случаю и в зависимости от вашего желания, то в служебном сообщении есть довольно строгие правила написания. В то же время не существует единого стандарта, по которому оформляется большинство писем – как правило, в каждой компании существуют свои нормы. Тем не менее, мы предлагаем вашему вниманию наиболее общие основы оформления электронного делового письма, которые будут актуальны в девяноста процентах случаев.

    “Шапка” письма, соответствующая корпоративному стилю

Помните, чуть выше мы говорили о необходимости для каждой солидной компании иметь свои фирменные бумажные бланки? То же самое касается и электронных писем. Если у вас до сих пор такого нет, то предложите эту инициативу начальству. Конечно, отдел технической поддержки вас проклянет, но письма от вашей организации станут выглядеть более солидно.
Приветствие

В деловых сообщениях не обязательно приветствие как таковое (слова “здравствуйте” и “добрый день) – вместо этого рекомендуется сразу же обращаться к адресату по имени отчеству. Однако если переписка межличностная, но носящая формальный характер, то будет уместным попривествовать своего собеседника в первом письме.
Основное содержание письма

Эта часть обладает наиболее высокой информационной нагрузкой: в ней вы раскрываете цель своего обращения. Таких аспектов может быть несколько, соответственно, изложение каждого должно начинаться с отдельного абзаца. Выделение необходимо из-за того, что по каждой проблеме, как правило, принимается самостоятельное решение. Примерами могут служить следующие фразы: “просим”, “сообщаем”, “предлагаем к рассмотрению” и т.д. … Помните, что внутри аспектов тоже есть своя структура. Вам необходимо обосновать актуальность запроса, раскрыть его содержание, описать ожидаемый результат в случае удовлетворительного ответа и сформулировать определенные гарантии для адресата.
Прощание

В отличие от обычной разговорной речи, в деловых письмах не используются непосредственные речевые формулы. Целью заключительной фразы является выражение уважения и дань вежливости. Например, “искренне ваш”, “с наилучшими пожеланиями”, “с уважением”, “заранее благодарны за ответ” и т.д. …
Личная подпись

В ней обязательно должны быть указаны ваши фамилия, имя и отчество, должность (возможно, с названием отдела), а также контактные номера телефонов. Без этого зачастую бывает очень сложно держать связь с человеком. Кстати, сейчас существует такой вариант, как электронная подпись. Она представляет из себя специальный файл с текстовой подписью, которая автоматически проставляется в конце каждого письма. Ее использование считается хорошим тоном в крупных компаниях. К тому же она может выступать в роли ненавязчивой рекламы вашей организации. Если говорить о размерах, то электронная подпись не должна быть больше пяти-шести строк и превышать объем в семьдесят символов.
Ссылка на сайт организации и логотип

Это такие же элементы корпоративного стиля, как и фирменный бланк. Кроме того, если вы рассылаете рекламные предложения или предложения о сотрудничестве, то вашим адресатам будет приятно от того, что им не нужно перерывать весь интернет в поисках информации о компании.

Следует помнить, что эта довольно универсальная структура может варьироваться в зависимости от типа послания. Выделяются рекламные, благодарственные, гарантийные и сопроводительные письма, приглашения, извещения, заявления, напоминания, сообщения, предупреждения и требования. Но практически ко всем им применима данная структура.

Размер электронного письма достаточно четко оговаривается этикетными нормами: как правило, оно должно быть короче в два раза, чем написанное от руки. Если же вы хотите переслать большой объем информации, то в теле самого письма лучше поместить краткий сопроводительный текст, а все остальное оформить как отдельное вложение. В тех случаях, когда оно имеет большой объем, превышающий один мегабайт, адресата лучше об этом предупредить – не все компании оплачивают безлимитный доступ в интернет.

Ответ на сообщение

Вы, наверное, замечали, что когда вы нажимаете кнопку “Ответ” (“Reply”) при отправке сообщения, перед темой ответного письма появляется частица “Re…”. Она поможет вашему адресату понять, на какое послание вы ответили. А в открывшемся окне появляется текст предшествующей переписки. Стирать его или сохранять – вот в чем вопрос.

Все зависит от того, каким уровнем формальности обладает переписка. Проще говоря, если вы переписываетесь с приятелем или каким-то другим лицом, с которым необязателен крайне официальный слог, можно стереть лишнее, оставив лишь строки, позволяющее понимать, о чем идет разговор. Для удобства можно также разбить свое письмо на эти самые цитаты и под каждой из них поместить свой ответ. Если же переписка должна быть в рамках всех формальностей, то сохраняйте ее содержание в нетронутом виде.

Речевые формулы

Как вы уже заметили, деловые письма практически полностью строятся на всевозможных речевых штампах или клише – устойчивых выражениях, демонстрирующих тот или иной феномен. Очень полезно иметь под рукой “копилку” этих самых формул, которые можно компоновать друг с другом и писать длинные послания в полуавтоматическом режиме. Про обязательное приветствие мы писали выше, поэтому обратимся к менее встречающимся, но настолько же актуальным мыслям.

  • Выражение сожаления: “С сожалением сообщаем вам…”, “К сожалению, мы не имеем возможности согласиться …”, “К своему сожалению мы столкнулись с …”;
  • Похвала: “Благодарим вас за…”, “Позвольте выразить вам признательность за…”, “Учитывая ваш огромный вклад в…”, “Поскольку вы являетесь ведущими специалистами в своей области”, “Спасибо вам за…”;
  • Приглашение, подчеркнутой позитивными эмоциями: “Мы были бы рады получить от вас…”, “Примите наше приглашение, и мы надеемся, что у вас найдется время…”, “Мы имеем честь предложить вам….”, “С удовольствием приглашаем вас…”;
  • Завершающие фразы: “Надеемся на дальнейшее сотрудничество”, “С интересом ожидаем от вас новых идей”, “Выражаем вам свою уверенность, что проблема разрешится в ближайшее время”, “Желаем вам успехов”;

Сроки ответа на электронные письма

Итак, вы отправили сообщение, а ответа все нет. Совершенно логично, что вы начинаете волноваться, получил ли адресат ваше послание. Для того чтобы избежать этой неприятной ситуации в будущем, используйте функцию “Уведомление о получении”, благодаря которой вам автоматически высылается подтверждение того, что ваше письмо было просмотрено. Либо впишите строку с просьбой сделать это в текст сообщения. Альтернативным способом проверки также является простой звонок адресату с вопросом о доставке письма.

А вообще по нормам этикета делового общения ответ не должен затягиваться на срок более чем двое суток. Если вам необходимо большее время, то об этом следует уведомить вашего партнера по переписке. И, конечно, не стоит забывать, что отвечать стоит на все письма (за исключением разве что очевидного спама) – это гарантия вашей деловой репутации.

Любая норма предполагает некую общественную договоренность, облегчающую участникам общения их взаимодействие. Но незнание этих правил способно принести массу проблем партнерам по переписке. Поэтому распечатайте эту статью и повесьте над монитором – и очень скоро все озвученные нами нормы сами собой войдут в ваше сознание, перестав доставлять вам неудобства.

Как вам статья?

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Cosmetism
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: